Heute: Rechnungsprüfung

Nach meinem ersten Einsatz in der Rechnungsprüfung, vor mehr als einem Jahr, war ich erneut hier eingesetzt. Zu Beginn konnte ich mich mit den gewohnten Aufgaben vom letzten Mal wieder einfinden. Dieses Mal habe ich später aber noch einige weitere Aufgaben und Besonderheiten kennengelernt.

Zum Beispiel kommt es vor, dass ein neuer Kreditor (Lieferant/Dienstleister) in SAP angelegt werden muss. Dafür haben wir einen Ordner, in dem sämtliche Kreditoren alphabetisch sortiert und mit ihrer zugehörigen Nummer hinterlegt sind. Geht es nun daran einen neuen Kreditor anzulegen, nehmen wir uns den Ordner zur Hand. Aus diesem suchen wir dann die nächste freie Nummer heraus. Der erste Schritt in SAP geschieht im Einkauf, nachdem wir die Kreditor-Nummer sowie die Daten an diesen weitergegeben haben. Sämtliche Kreditor-Nummern sind bereits in SAP hinterlegt und der Einkauf speichert zunächst einige Daten des neuen Kreditors unter der Nummer. Hierzu gehören der Name, die Anschrift und die Kontaktdaten. Auch werden vom Einkauf die Liefer- und Zahlungsbedingungen hinterlegt.

Die Lieferbedingungen legen die näheren Einzelheiten der Vertragsabwicklung fest, z. B. Abmachungen über Verpackung, Aufmachung, Liefer- und Zahlungstermin, Erfüllungsort. Die Zahlungsbedingungen geben an in welcher Zeitspanne man den Rechnungsbetrag nach Erhalt einer Rechnung beglichen haben muss. Außerdem hält man dort auch fest, ob und unter welchen Bedingungen Skonto gewährt wird. Als Skonto bezeichnet man eine Entgeltminderung, welche bei schneller Zahlung gewährt wird. Die Höhe und der dafür notwendige Zahlungszeitraum werden zwischen dem Kreditoren und dem Leistungsempfänger ausgemacht.  

Nachdem der Einkauf die nötigen Daten eingegeben hat, erfolgen die weiteren Eingaben in der Rechnungsprüfung. Hier werden die Angaben durch die Bankverbindung ergänzt, den Zahlungsweg (bei uns meistens SEPA-Überweisung) sowie die Steuernummer bzw. Steuer-ID Nummer. Zum Schluss das Ganze noch abspeichern und der neue Kreditor ist angelegt.

Auch habe ich dieses Mal nicht nur Rechnungen, sondern auch Gutschriften „eingebucht“. Ein Beispiel für eine Gutschrift ist die Pfandgutschrift. Beispielsweise bezahlen wir beim Kauf einer neuen Busbatterie einen gewissen Pfandwert mit. Sobald wir die alte Batterie an den Lieferanten zurückgegeben haben bekommen wir diesen Wert zurückerstattet. Dazu erhalten wir einen Rücknahmeschein und später noch eine Rechnungskorrektur/Gutschrift zugeschickt. Diese beiden Scheine heften wir hintereinander und können dann anhand der Gutschrift „einbuchen“. Dafür habe ich aus dem System die Bestellung herausgesucht mit welcher der Pfandwert bezahlt wurde. Mit Bezug zu dieser Bestellnummer konnte man dann den Pfandwert entsprechend als Gutschrift „gegenbuchen“.

Eine weitere Aufgabe welche dieses Mal hinzukam war das ändern von Kreditoren wenn z. B. eine neue Bankverbindung vorlag.

Auch das „einbuchen“ von Stempelrechnungen war neu. Das heißt, dass eine Rechnung mit einem Stempel (siehe Bild) versehen und an den jeweiligen Verantwortlichen weitergereicht wird. Dieser notiert das passende Sachkonto sowie den Arbeitsauftrag und gibt die Rechnung samt Datum und Unterschrift an die Rechnungsprüfung zurück. Hier wird diese dann ohne Bezug zu einer Bestellung anhand dieser Daten „eingebucht“.

Insgesamt konnte ich viel aus der Rechnungsprüfung mitnehmen und hatte hier wie zuvor auch wieder viel Spaß an der Arbeit.

Marcel Bethke